寒、暑假期间将暂停办理校公派国际会议报销业务。
总则：为帮助各位同学完成财务流程，针对不同的情况，详尽的列举了同学们办理的所有步骤，请严格按照要求完成，不按要求完成，一律无法顺利给予资助。
一、申报类别：
（一）硕士生：
1.Mis-23号系统，申请【研究生院学术交流基金项目】-【研究生院资助国际会议】（申请宣读论文资助）
2.Mis-23号系统，申请【研究生院学术交流基金项目】-【导师资助国际会议】（没有论文被录用，由导师资助开会）
（二）博士生：
1.Mis-23号系统，申请【研究生院学术交流基金项目】-【研究生院资助国际会议】（申请研究生院资助）
2.Mis-23号系统，申请【研究生院学术交流基金项目】-【导师资助国际会议】（不需要申请研究生院资助，由导师资助开会）
3.如果学生已经在国外（不是从校内出发），Mis-23号系统，选择【研究生院学术交流基金项目】-【导师资助国际会议】（这种情况不能申请研究生院的资助）
二、出国之前：
【1】在研究生出国管理系统填写申请，根据自身情况选择资助类别，完成申请流程，请导师、学院在系统中批准。（博士生可以申请会议资助和宣读论文资助。对硕士生，请注意，只允许申请2000元的宣读论文资助，会议费用不予资助）。论文必须被正式录用（核验外方录用通知），且只资助论文第一作者（核验论文首页）。
【2】同时导出纸质版《学术交流基金（国际会议）申请表》，以及通知公告-【所有出国项目派出前离校手续】完成导师、学院的签字盖章后，两个表格交到研究生院培养办，逸夫楼东803。请注意，《北京交通大学研究生出国、出境申请表》必须在出国（境）之前提交，并在培养办签字盖章后取回一份，回国后报销时，财务处会要求提供。
特别提醒：
①学生去国外参加国际会议，如果提前出发超过两天（包括两天），或者会议结束后两天（包括两天）才坐飞机启程，在报销时需提供说明。要求：1.在说明上写清楚，提前两天或两天以上、会议结束后推迟两天或两天以上返程的原因。2. 在说明上明确写出：因为本人提前出发或会议结束后推迟返回，这两个时间段内的所有费用，都不从研究生院经费报销，只报销邀请函上会议期间的合理费用。3.请学生自行将这两个时间段内的相关票据抽出，不予报销。4.该说明由导师签字、学院签字、学院盖章后与报销材料一起带来。未能提供说明者，不予资助。
②若学生国际会议的时间在12月，受限于计财处封账（一般在12月），所以12月国际会议的同学可能要使用明年经费，于明年3月报销。因此，需提供占用本学院明年国际会议资助名额的申请。邮件正文必须写清楚：申请占用***学院2023/2024…（明年年份）国际会议资助名额，由导师签字、学院领导签字、盖学院公章，与国际会议申请材料一起提交。
③2000元的宣读论文资助，只资助PPT的形式，海报等形式不资助。
④请注意，研究生院资助学生国际会议时，研究生院经费不能提供补助包干。
回国后，根据自己之前申请的情况，在邮件正文中写清楚自己申请资助的类型，并按下列步骤进行：
情况一：对于申请宣读论文资助和会议资助的同学：
【3】回国之后，下载《宣读论文资助表》（附件1）按照要求填写完整，excel后面都加上“---姓名”。如：《宣读论文资助表---张三》。将表格、本人在会议现场宣读论文时的照片，不要打压缩包，一起发送到yjsygp@bjtu.edu.cn 邮件正文写清楚自己申请的资助类型，邮件主题写为：国际会议资助+宣读论文资助申请+张三
【4】在校内研究生出国系统，完成国际会议的归国机票登记和归国报到登记，填写相关报销登记信息，系统提交完毕后等待老师审核报销。
【5】申请会议资助：培养办需要审核的纸质材料包括：出国出境申请表原件、下载《因公临时出国(境)差旅费报销表》（附件2）机打、原始单据粘贴单（学校财务处官网下载最新版）、所有发票、行程单、登机牌、银行交易明细、机票订单、会议邀请函、本人论文首页（用于核查是否论文第一作者）等。
对于报销材料，请把所有国内发票（包括电子发票，请裁剪好后粘贴）都粘贴到原始单据粘贴单上，有些国外的发票是A4纸打印的，因为太大所以不用粘贴，直接按顺序附在后面。所有的纸质发票（包括打印的国外发票）全部放在最前面，用夹子夹好。而出国出境申请表、信用卡对账单、论文附件、邀请函附件等没有金额的统一放到最后。
请提醒经费负责人出具预约单，只需要预约导师报销的部分，如：总金额为13000，学校报销12000，导师只需要预约1000。请注意，学校经费不能给补助包干，补助包干事宜，请询问导师能否给予提供，如可以提供，需导师预约上补助包干。
【6】以上材料全部完成后，每周二和每周四下午，可以来培养办审核签字，其他时间不受理。
【7】研究生院开具预约单后，在预约单上用铅笔写清姓名和联系方式，将所有材料（包括导师开具的预约单）夹到一起，交到财务处SY501门口的机器处投递，注意看清科研、非科研经费。
情况二：对于不申请宣读论文资助，只申请会议资助的同学：
【3】回国之后，在校内研究生出国系统，完成国际会议的归国机票登记和归国报到登记，填写相关报销登记信息，系统提交完毕后来逸夫楼东803找陈老师审核报销。
【4】培养办需要审核的纸质材料包括：出国出境申请表原件、下载《北京交通大学因公临时出国(境)差旅费报销表》（附件2）机打、原始单据粘贴单、所有发票、行程单、登机牌、银行交易明细、机票订单、会议邀请函、本人论文首页（用于核查是否论文第一作者）等。
对于报销材料，请把所有国内发票（包括电子发票，请裁剪好后粘贴）都粘贴到原始单据粘贴单上，有些国外的发票是A4纸打印的，因为太大所以不用粘贴，直接按顺序附在后面。所有的纸质发票（包括打印的国外发票）全部放在最前面，用夹子夹好。而出国出境申请表、信用卡对账单、论文附件、邀请函附件等没有金额的统一放到最后。
请提醒经费负责人出具预约单，只需要预约导师报销的部分，如：总金额为13000，学校报销12000，导师只需要预约1000。请注意，学校经费不能给补助包干，补助包干事宜，请询问导师能否给予提供，如可以提供，需导师预约上补助包干。
【5】以上材料全部完成后，每周二下午和每周四下午，可以来培养办审核签字，其他时间不受理。
【6】研究生院开具预约单后，在预约单上用铅笔写清姓名和联系方式，将所有材料（包括导师开具的预约单）夹到一起，交到财务处SY501门口的机器处投递，注意看清科研、非科研经费。
情况三：对于只申请宣读论文资助的同学：
【3】回国之后，下载《宣读论文资助表》（附件1）按照要求填写完整，excel后面都加上“---姓名”。如：《宣读论文资助表---张三》。将表格、本人在会议现场宣读论文时的照片，不要打压缩包，一起发送到yjsygp@bjtu.edu.cn 邮件主题写为：宣读论文资助申请+张三。同时在邮件正文，注明自己只申请宣读论文资助，不申请会议资助。
【4】在校内研究生出国系统，完成国际会议的归国机票登记和归国报到登记，填写相关报销登记信息，系统提交完毕后等待老师审核报销。